Privacyverklaring
PRIVACYVERKLARING VAN MERTENS ADVOCATEN TE WEERT
Dit is de privacyverklaring van alle advocaten werkzaam voor Mertens Advocaten, gevestigd aan de Wilhelminasingel 269 te Weert (hierna: de advocaat of Mertens Advocaten). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 0495-544880 of per e-mail: info@mertensadvocaten.nl.
De advocaat is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Uw dossier
Indien u een opdracht aan de advocaat verstrekt, verwerkt de advocaat persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, geboortedatum, BSN, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s). Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Afhankelijk van het onderwerp van uw dossier kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Contact
Indien u contact met ons opneemt per brief, fax, e-mail, of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan de advocaat en aan ons kantoor verstrekt en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Uw dossier
De advocaat gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een opdracht om uw dossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de opdrachtbevestiging te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van de advocaat, omdat de advocaat de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De advocaat kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw dossier
Wij bewaren het dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende zeven jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan zeven jaar, bijvoorbeeld indien de advocaat van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren of omdat u hierom verzoekt. Wanneer een dossier uit het archief wordt verwijderd (en dus niet langer bewaard wordt), worden alle gegevens uit het dossier – ook uw persoonsgegevens – zorgvuldig vernietigd.
Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een papieren dossier, deels in een digitaal dossier en ze kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de advocaat heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de advocaat de financiële administratie verricht.
Met deze externe partijen heeft de advocaat een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Deze gegevens kunnen, geheel of gedeeltelijk, worden doorgegeven aan rechterlijke instanties of andere overheidsorganen, alsook (binnen het kader van de door u aan Mertens Advocaten/de advocaat gegeven opdracht) aan derden. Denk aan (advocaat-)wederpartijen, deskundigen, en “gewone” wederpartijen. Er bestaat niet het voornemen om de gegevens door te leiden naar een derde land of een internationale organisatie.
Als u gebruik maakt van een toevoeging gelden de voorwaarden van de Raad voor Rechtsbijstand voor het verstrekken van gegevens waarmee is ingestemd bij het aanvragen van een toevoeging.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verzamelen en te verstrekken.
Het kantoor verzamelt gegevens op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Het kantoor heeft, voor zover de Wwft van toepassing is op het geven van advies of bijstand in een bepaalde zaak een identificatie- en meldingsplicht op basis van deze regeling.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail of per post van de wijziging op de hoogte brengen.
Mertens Advocaten, 2018.